労働時間の悩み

脱・長時間労働!コンサルが教える5つのケアレスミスをなくすためのポイント

労働時間の悩み

このような方におすすめ!

悩んでいる人
悩んでいる人
  • 小さなミスを繰り返して勤務時間が長くなっている
  • 労働時間を削減したい
  • 部下の小さなミスをなくしてあげたい


この記事を読むことで、以下のことが分かります。

記事で分かること
  • ケアレスミスが引き起こされる原因と対処法
  • 長時間労働の原因


フルフル
フルフル

私は人事コンサルタント・職場カウンセラーとして数多くの企業、そしてそこで働く人の悩み相談を行ってきました。

その私が、ケアレスミスの原因と労働時間を削減するための5つのポイントをまとめました。


結論ですが、ケアレスミスの対策をすることで労働時間を削減できます。

なぜなら、ケアレスミスによる仕事の出戻りには多くの無駄な工数が発生しているためです。


3分ほどで読めますので、「労働時間が長くて大変!」という方は参考にしてください。

長時間労働とは

「月○時間以上を長時間労働とする」という明確な定義はございません。

しかし、労働基準法が定める法定労働時間は「1日8時間、週40時間」と定められています。


会社が従業員に法定労働時間を超えて労働をさせる場合は、労働基準法第36条に基づく労使協定(通称、36協定)を締結する必要があります。

そして、この協定にも上限があり原則「月45時間、年間360時間」までと定められています。(大企業は令和元年4月、中小企業は令和2年4月から施行)


そのため、一つの定義として1ヶ月につき20日間勤務すると想定した場合、

1日あたり10時間以上、月当たり200時間程度が長時間労働と言えるでしょう。

ケアレスミスが労働時間を長くしている

労働時間が長くなってしまう原因の一つがケアレスミスによる手戻り

なぜなら、手戻りがなければ修正を行う必要も再確認をする必要もないためです。


例えば、あなたが上司に誤字だらけの書類を提出したとします。

その場合、以下のような無駄な時間がうまれてしまいます。

・上司:提出された書類を複数回チェック&フィードバックしないといけない無駄
・あなた:一度作成した書類を再度修正し、また上司に提出をしないといけない無駄


また、ケアレスミスの修正は新たな価値を生みづらい業務です。

労働時間が長いと感じている場合、ケアレスミスによる手戻りが発生していないか考えてみましょう。

労働時間を長くしているケアレスミスの原因

ケアレスミスは無駄に労働時間を長くしてしまいます。

そのため、なるべくミスは起こさないようにするのが良いでしょう。


ここからはケアレスミスが起こる原因を解説致します。

原因を知ることで、ケアレスミスの発生・再発防止を取るようにしましょう。

原因①:仕事に慣れが生まれている

ケアレスミスの原因として最も多いのが仕事に慣れが生じている状態です。

議事録の作成や提案書の作成など、今まで行ったことがない業務に取り掛かる際は入念な準備や推敲をしたと思います。


しかし、回数を重ねることでそれらがおざなりになってはいないでしょうか?

その原因が「慣れ」です。

慣れが発生してしまう原因は2つです。

「慣れ」の原因
  • ミスが発生しないと考えている
  • あまり頭を使わずに仕事ができている

ミスが発生しないと考えている

仕事の数をこなすことで、効率的な仕事方法を覚え、仕事の質も高まります。

その結果その仕事に対する余裕が生まれますが、その余裕が同じミスを起こしてしまいます


解決策としては、自身がその仕事でミスをおかしている事実を知ることです。

余裕が生まれている以上、その仕事自体はあなたにとって得意なジャンルだと思います。

ミスをしている事実を認識し、より仕事の質を高めることで慣れによるケアレスミアスはなくなるでしょう。


あまり頭を使わずに仕事ができている

過去の経験値だけで仕事が解決できてしまい、仕事が「流れ作業」になっている状態です。

解決策としては、まずは自身が仕事上でミスを発生させているという現状を認識しましょう。


その上で、業務フローの中のミスが発生しているポイントは注意して仕事を行いましょう。

ケアレスミスをしている部分は意識して業務を行ったり、あるいは確認を丁寧に行うことでミスは減ります。

原因②:業務量が多い

業務量が多く、一つ一つの業務に対して掛けることができる時間が少ない場合もミスが生まれてしまいます。


ミスが起きてしまうほど、業務量が多い原因は2つあります。

業務量が多い原因
  • あなたのキャパシティ以上の業務量を求められている
  • 退職者の業務を引き継いでいる

あなたのキャパシティ以上の業務量を求められている

業界や職種、役職によっては自身がこなすことができる業務量以上の仕事が割り振られることがあります。

あるいは、同僚など身近な人と同量の仕事だとしても、あなたの得手不得手や仕事の進め方によってはキャパシティを超えてしまうこともあるでしょう。


その場合、解決策としては仕事の範囲を限定するしかありません。

もちろん、自身の成長により業務効率化ができ、仕事量を増やすこともできるかと思いますが時間がかかってしまいます。


そのため、まずは上司などに掛け合い仕事量を調整することを行ってみましょう。


退職者の業務を引き継いでいる

退職者や求職者の仕事を一時的に引き継いでいる場合も、自身が請け負うことができる仕事量を超えてしまうでしょう。


しかし、新たな社員の採用や他部署からの異動が行われることで問題は解決するでしょう。

そのため、一時的にはしょうがないものだと考え、人員が補充されるまで待ちましょう。

原因③:納期が短い

業務範囲を限定し、行うべき仕事量が削減されたとしてもケアレスミアスが発生してしまうことがあります。

それは、「納期が短い」ときです。


一つの仕事に対して掛けることができる時間が減ったとしても、短納期の場合、納期への焦りや確認作業に当てる時間が少なくなります。

その結果、ケアレスミスが生まれ労働時間が長くなってしまいます。


しかし、この原因は人員欠如のことが多いです。

そのため、あなた自身で行うことができる対策は限られてしまいます。


どうしても短納期が原因で、ケアレスミスが多く発生してしまうのであれば

「どれくらいの人員が必要か」

「人員補充されるとどのような効果が会社にもたらされるか」

以上をまとめて、上司や人事に掛け合ってみましょう。

原因④:周囲との人間関係が悪い

職場の人間関係が良好ではない場合もミスに繋がってしまうことがあります。

なぜなら同僚や上司とのコミュニケーション不足や指示者からの説明不足が原因で仕事内容が不明確になってしまうためです。

そのため、業務に支障が出るほど人間関係をないがしろにしてはいけません。


しかしながら、会社は友達や恋人のように性格や趣味嗜好が合う人達だけの集まりではありません。

どうしても、価値観が合わない人が出てしまうのは当然です。


良い人間関係を築けるのは良いことですが、業務に支障がでなければ無理に接する必要はありません。

以下の記事では「職場で孤立しても良い理由」をまとめています。

>> 職場で孤立しても気にしないでいい理由5選!人間関係に悩まない


また、どうしても職場の人間関係が改善できない時は転職をするのも一つの手です。

以下の記事では「職場の人間関係が合わないときに考えたいこと」をまとめています。
ご参考ください。

原因⑤:業務を確認する仕組みがない

仕事への「慣れ」や業務量や納期が原因による「焦り」がない場合は、納品物を確認をする仕組みを見直してみましょう。

当たり前ですが、仕事を納品する前に納品物のチェックを確認することでミスは少なくなります。


確認する際のポイントは2つあります。

確認のときのポイント
  • 確認する方法を決める
  • 確認する時間を決める

確認する方法を決める

「議事録を作成したら、セクションごとに議事メモと比較してみる」

「提案書が完成したら、上司が作成した過去の提案書と見比べてみる」

など、提出をする前に自身で確認をする仕組みづくりをしましょう。


また、複雑な業務フローが発生する場合は、「業務チェック表」を作成し不備がないか確認するのも良いでしょう。


確認する時間を決める

確認作業を行う際は、業務が一旦完了したあとから少し間隔を開けるのがポイントです。

なぜなら、時間をあけることで客観的に納品物をチェックすることができるためです。


提出する方法と提出する時間を決めて、ケアレスミスのない納品物を作成しましょう

まとめ:ケアレスミスをなくして長い労働時間から解放されよう

長い労働時間の原因の一つ、ケアレスミス。

これを削減することで、仕事の手戻りがなくなり労働時間を削減することができます。


今回ご紹介した5つのポイントに注意していただくことでケアレスミスが少なくなり、また仕事の質が高まるでしょう。

一つ一つの改善は小さな効果しか生まないかもしれませんが、その積み重ねがあなたの成長に繋がります。


まずは行動に移し、長い労働時間から解放されましょう。

コメント

今すぐ環境を変えたいなら転職エージェントに登録!
無料で登録できるおすすめエージェントはこちら▶▶
詳細はコチラ
今すぐ環境を変えたいなら
  転職エージェント!
詳細はコチラ
タイトルとURLをコピーしました